Wie Sie durch den Einsatz digitaler Fahrtenbücher Kosten sparen und effizienter arbeiten

Sie spielen mit dem Gedanken, in Ihrem Unternehmen ein digitales Fahrtenbuch einzuführen? Sie erwägen den Umstieg vom analogen zum digitalen Fahrtenbuch? Sie fragen sich, wie viel an Kosten und Arbeitsaufwand Sie tatsächlich mit der Einführung eines digitalen Fahrtenbuchs sparen können? Wir beantworten diese und weitere Fragen zum digitalen Fahrtenbuch in Ihrem Unternehmen:

Mit welchen Kosten muss ich grundsätzlich rechnen?

In erster Linie ist das digitale Fahrtenbuch ein Instrument, dass Ihnen hilft, Kosten in Ihrem Fuhrpark zu sparen. Für überschaubaren monatlichen ABO-Kosten erhalten Sie volle Transparenz aller Fahrzeugbewegungen in Echtzeit (Liveortung). Damit haben Sie stets den vollen Überblick über alle Bewegungen Ihrer Fahrzeuge und sparen außerdem Kosten auf mehreren Ebenen:
  • Zeitersparnis durch automatische Aufzeichnung
  • Zeitersparnis durch automatische Kilometergeld-Abrechnung
  • Zeitersparnis durch API-Schnittstellen (z.B. zur Buchhaltung)
  • Optimierung von Routen und Logistik
  • Vermeidung unnötiger Fahrten
  • Vermeidung unzulässigen Gebrauchs der Fahrzeuge
  • Optimierung der Treibstoff-/Stromkosten mit der Option Energiemonitor
Die allermeisten Unternehmen sparen aufgrund dieser Faktoren deutlich mehr an Kosten ein, als Abokosten anfallen. So dauert die durchschnittliche Erfassung einer Fahrt per Aufzeichnung im analogen Fahrtenbuch 3 Minuten. Bei durchschnittlich zwölf Fahrten pro Tag entsteht ein wöchentlicher Aufwand von 180 Minuten! Diese werden durch automatisches Tracking eingespart.
Um ohne viel Aufwand Kosten zu sparen, empfehlen wir Ihnen ein Modell, welches den gesamten Aufwand mit einer monatlichen oder jährlichen Zahlung abdeckt, wie dies beispielsweise bei DRIVEBOX2 der Fall ist. Die Zahlung per Rechnung schafft zusätzlich Transparenz im Vergleich zu Modellen, welche den Zwang zur Einzugsermächtigung oder der Zahlung per Kreditkarte vorsehen.
DRIVEBOX2 bietet zusätzlich die Option einer vierzehntätigen Testphase. In diesem Zeitraum stehen alle Funktionen uneingeschränkt zur Verfügung.

Das gibt Ihnen die Möglichkeit zu testen, ob die Zeitersparnis und die Optimierungsmöglichkeiten Sie in ausreichendem Ausmaß bei der Einsparung von Kosten unterstützen. Die Testphase mündet nicht in ein Abo. Es kann also nicht passieren, dass Sie nach Ablauf der vierzehn Tage automatisch in ein Abo gezwungen werden.

Mit welchen Anschaffungskosten muss ich grundsätzlich rechnen?

Die Anschaffungskosten für das digitale Fahrtenbuch variieren stark nach Anbieter. Wir bei DRIVEBOX2 aus Klagenfurt (Österreich) bieten unseren Kunden Abo-Modelle ohne jegliche Anschaffungskosten:
  • Keine Einbaukosten
  • Kostenlose Hardware
  • Kostenlose WebAPP
  • Kostenlose Smartphone App (Android oder iOS)
Bei anderen Anbietern müssen ebenfalls Servicegebühren und weitere Zusatzkosten berücksichtigt werden.

Wie schnell ist so etwas einsatzfähig?

Das digitale Fahrtenbuch ist eine Plug-and-Play-Lösung zur Erfassung Ihrer betrieblichen Fahrten. Bei DRIVEBOX2 erhalten Sie bereits nach zwei bis vier Werktagen Ihre vollständig konfigurierte Hardware.

Nach Erhalt der Hardware loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in der WebAPP oder auf der Smartphone App ein und sind sofort einsatzfähig. Bereits im Zuge der Bestellung erhalten Sie einen Termin für eine kurze Online-Einschulung.Danach ist die digitale Erfassung sofort startklar!

Wie viel Aufwand macht die Installation?

Da beim digitalen Fahrtenbuch á la DRIVEBOX2 alle Funktionen vorkonfiguriert sind, ist der Aufwand für die Installation verschwindend gering.
Im Rahmen der Bestellung wählen Sie die gewünschte Anschlussart. So stehen Stecker für den Zigarettenanzünder, für den Diagnosestecker oder als verdeckter Einbau für die Autobatterie zur Verfügung. Die Installation beschränkt sich darauf, den von Ihnen gewählten Stecker am Fahrzeug anzubringen. Alle Funktionen werden bequem über das Smartphone oder die WebAPP gesteuert.

Wie viel Aufwand hat der Betrieb?

Falls Sie aktuell noch analoge Fahrtenbücher betreiben, werden Sie höchst erfreut sein, über den verschwindend geringen Aufwand, welchen ein digitales Fahrtenbuch verursacht:
  • Automatische Aufzeichnung
    Die Aufzeichnung der Fahrten erfolgt voll automatisiert über GPS. Auch die Fahrzeiten werden automatisch getrackt. Die Automatisierung dieses Vorgangs verhindert zudem nachträgliche Manipulation.
  • Sicherung und Monitoring der Fahrten
    Automatische Backups sorgen für maximale Sicherheit. In der App erhalten Sie eine Übersicht, welche nach Fahrzeugen, Zeiten und zahlreichen weiteren Kriterien gefiltert werden kann. Der Export in andere Dateiformate, beispielsweise in Excel, ermöglicht die Verwendung der Daten für jede benötigte Anwendung.
  • Monitoring der Fahrzeuge
    Das digitale Fahrtenbuch verringert Ihren Aufwand beim Monitoring Ihres Fuhrparks. Sie haben stets den Überblick über verfügbare Fahrzeuge und können dank GPS-Live-Tracking die Verfügbarkeit, von im Einsatz befindlichen Fahrzeugen, planen.
  • Schnittstellen
    API-Schnittstellen sorgen dafür, dass nicht nur die Fahrtaufzeichnungen automatisiert ablaufen. Beispielsweise können Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware die Daten zur Errechnung des Kilometergeldes automatisch übertragen.
In Summe verringert das digitale Fahrtenbuch Ihren Aufwand für eine Vielzahl an Prozessen in Zusammenhang mit Ihrem Fuhrpark.

Wie kann ich menschliche Fehler beim Fahrtenbuch vermeiden?

Grundsätzlich wird allein durch das automatische Tracking aller Fahrten eine fehlerhafte Aufzeichnung durch falsche Bedienung nahezu ausgeschlossen. Auch die nachträgliche Manipulation wird dadurch unmöglich gemacht.
  • Gebietskontrolle durch Geofencing & Live-Ortung
    Zusätzlich ermöglicht die optionale Funktion des Geofencings eine Dokumentation aller Fahrten außerhalb des von Ihnen als zulässig definierten Gebiets. Zusammen mit dem Live-Tracking verhindert das digitale Fahrtenbuch eine missbräuchliche Verwendung von Firmenfahrzeugen.
  • Automatische Zuordnung zur Kostenstelle
    Die automatische Zuordnung von Fahrten an vordefinierte Kostenstellen verhindert darüber hinaus, dass durch den Eintrag falscher Kostenstellen-Nummern Fahrten falsch verrechnet werden.
  • Datensicherheit & Korrektheit
    Durch die automatische Erfassung von Daten in einer DSGVO-konformen App sind Sie in Sachen Datenschutz mit einem digitalen Fahrtenbuch auf der sicheren Seite. Manipulierbare sowie nicht datenschutzkonform versandte oder abgespeicherte Excel-Listen gehören ebenso der Vergangenheit an, wie Fehler in handschriftlich geführten Fahrtenbüchern. Die Anzahl der zu verwaltenden Fahrzeuge, NutzerInnen und Admins ist bei DRIVEBOX2 übrigens unbegrenzt.
  • Finanzamtskonform
    Vermeiden Sie unnötige Diskussionen mit dem Finanzamt aufgrund lückenhaft oder unleserlich geführter Fahrtenbücher. Ein digitales Fahrtenbuch sichert die hieb- und stichfeste Erfassung dienstlicher und privater Fahrten ohne jede Unklarheit.

Fazit zum digitalen Fahrtenbuch: Ersparnis an Kosten und Aufwand

Das digitale Fahrtenbuch ermöglicht starke Erleichterungen für Unternehmer! Die massive Einsparung an Arbeitszeit hilft ebenso Kosten zu sparen, wie eine effektivere Routenplanung. Ihre Buchhaltung und Ihr Steuerberater werden den geringeren Aufwand durch die automatische Kostenstellenzuordnung begrüßen. Dazu kommt die Vermeidung unerlaubter Fahrten durch Live-Tracking und Geofencing. All diese Kosteneinsparungen und Verbesserungen gehen mit einem geringerem Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter einher. Monteure, Außendienstmitarbeiter und Vertriebler werden es lieben: Sie können sich ihren Kernaufgaben zuwenden, anstatt Zeit mit umständlicher Bürokratie zu vergeuden!

Liveortung

Standorte der Fahrzeuge werden in Echtzeit angezeigt

Fahrtenbuch

Elektronische erfasste Strecken werden mit Grund der Fahrt kombiniert und automatisch als Report zur Verfügung gestellt
Vorteile
Wechsel zwischen Firmen- und Privatfahrt mit einem Klick
Schneller Wechsel zwischen Fahrzeugen
Schutz der Privatsphäre
Zeitnahe Nachbearbeitung möglich

Kostenstelle

Fahrten werden per Smartphone direkt Kostenstellen zugeordnet

Geofence

Fahrzeugaktivitäten in einem vordefinierten Gebieten werden automatisch dokumentiert

Energiemonitor

Verbrauch und Treibstoffmenge - auch Strom - werden automatisch dokumentiert
Nur mit Diagnosestecker (OBD2)
Anstecken & Losfahren

3 Varianten

Alle Hardware-Komponenten, die für das Tracking vom Fahrzeug benötigt werden, liefern wir als Inklusiv-Leistung. Sie haben die Wahl zwischen diesen drei Anschluss-Varianten für Fahrzeuge:
  • Diagnosestecker (OBD2) für Energie- und Spritmonitor geeignet
  • Autobatterie-Anschluss (verdeckter Einbau)
  • Zigarettenanzünder
Ebenfalls im Lieferumfang enthalten ist eine SIM-Karte mit Datenroaming (EU). Durch Mobilfunk und GPS sind PKWs mit DRIVEBOX optimal und sicher für ein lückenloses Tracking vernetzt. Kommt es zu einem Defekt, werden zugehörige Hardware-Komponenten im Rahmen des Abos kostenlos ersetzt.

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