Warum Sie ein Fahrtenbuch führen sollten

Sie fragen sich, warum Sie ein Fahrtenbuch führen sollten? Sie haben Bedenken, ob die Vorteile für Sie überwiegen? Sie können das Risiko bei Betriebsprüfungen nicht genau einschätzen? Wir haben für Sie Antworten zu den häufigsten Fragen zum Führen eines Fahrtenbuchs gesammelt:

• Warum muss ich überhaupt ein Fahrtenbuch führen?
• Wie stark bzw. wie häufig wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt kontrolliert?
• Für wen, außer dem Finanzamt, muss ich ein Fahrtenbuch führen?
• Wie gefährlich kann ein fehlendes Fahrtenbuch für meine Existenz werden?
• Was sind die Folgen von einem fehlenden bzw. unvollständigen Fahrtenbuch?
• Wo kann ich mich zum Thema Fahrtenbuch informieren?

Warum muss ich überhaupt ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch muss immer dann geführt werden, wenn ein KFZ für betriebliche UND private Fahrten genutzt wird. Aus steuerlichen Gründen muss nachweisbar sein, wie hoch der Anteil der Privat- und Betriebsnutzung ist. Um nachteilige Pauschal-Einstufungen oder Probleme bei einer Steuerprüfung zu vermeiden, führen Unternehmen Fahrtenbücher für Firmenfahrzeuge. Auch wenn Firmen-PKWs Mitarbeitern für die private Nutzung zur Verfügung gestellt werden, muss mittels Fahrtenbuches die berufliche Nutzung dokumentiert werden, um den geldwerten Vorteil für die private Nutzung korrekt zu versteuern. Das Führen eines Fahrtenbuches sichert Unternehmer und Mitarbeiter bei Steuerprüfungen optimal ab.

Wie stark bzw. wie häufig wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt kontrolliert?

Viele Unternehmer fragen sich, wie häufig und intensiv das Finanzamt bei Betriebsprüfungen das Fahrtenbuch kontrolliert. Hierzu gibt es mehrere typische Fälle für eine Prüfung:

• Betriebsprüfung: In Österreich werden Unternehmen in regelmäßigen Abständen vom Finanzamt geprüft. Dabei kann das Unternehmen zufällig oder nach bestimmten Kriterien (z.B. Unternehmensgröße, Branche, Auffälligkeiten) ausgewählt werden. Bei einer Betriebsprüfung werden Fahrtenbücher zumindest stichprobenartig kontrolliert. Sind alle Dokumente ordnungsgemäß geführt, haben Sie als Unternehmer keine Probleme zu befürchten.
• Verdacht auf Unstimmigkeiten: Hat das Finanzamt berechtigten Verdacht, dass die KFZ-Nutzung im Unternehmen nicht korrekt abläuft und sich Unternehmen dadurch einen unrechtmäßigen Steuervorteil verschaffen, kann es zu einer Kontrolle der Fahrtenbücher kommen.
• Anlassbezogene Kontrolle: Bei spezifischen Anlässen kann das Finanzamt die Fahrtenbücher von Unternehmen prüfen. Zum Beispiel: Starke Veränderungen in der Unternehmensstruktur oder bei auffälligen Änderungen in Steuererklärungen.

Jedes Unternehmen in Österreich ist dazu verpflichtet, die betriebliche und private KFZ-Nutzung klar zu trennen und diese Daten nach den vorgegebenen gesetzlichen Bestimmungen zu dokumentieren. Entsprechend muss jeder Unternehmer mit einer Kontrolle dieser Dokumentationspflicht durch das Finanzamt rechnen. Fahrtenbücher werden bei Betriebsprüfungen häufig routinemäßig überprüft.

Für wen, außer dem Finanzamt, muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Besonders digitale Fahrtenbücher wie DRIVEBOX² bieten Ihnen als Unternehmer in der Organisation überzeugende Vorteile, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag massiv entlasten können:

• Kontrolle über Firmen-KFZ: Sie sind unsicher, ob Ihre Mitarbeiter Fahrzeuge der Firmenflotte stets korrekt nutzen? Mit dem integrierten Tracking können Sie immer einsehen, wo sich Firmenfahrzeuge aktuell befinden und haben mittels Live-Ortung mehr Kontrolle über Ihren Fahrzeugpool.
• Automatisierte Kilometergeldabrechnung: Ihre Mitarbeiter nutzen den privaten PKW für Firmenfahrten? Mit einem digitalen Fahrtenbuch wie DRIVEBOX² wird die Abrechnung des gesetzlichen Kilometergeldes für Ihr Unternehmen wesentlich vereinfacht. Die automatische Datenaufzeichnung kann direkt von Ihrer Buchhaltung für die Abrechnung genutzt werden.
• Kostenstellen-Management: Digitale Fahrtenbuch-Lösungen ermöglichen die einfache Zuordnung von Kostenstellen, was im Controlling ein wesentlicher Vorteil sein kann.
• Verbrauchswerte erheben: Sie wollen den vollen Einblick in den Treibstoff- oder Stromverbrauch Ihrer gesamten Firmenflotte? Sie möchten wissen, ob alle Mitarbeiter ökonomisch fahren? – Mit digitalen Lösungen wie DRIVEBOX² haben Sie den vollen Einblick in die Verbrauchswerte.
• Lenkernachweis: Sie erhalten für einen Firmen-PKW einen Strafzettel oder gar eine Anzeige? Mit digitalen Systemen wie DRIVEBOX² wird mittels Schlüsselanhänger-Chip der Lenker zur jeweiligen Fahrt automatisch dokumentiert. Sie können sicher nachweisen, wer das Fahrzeug zum angegebenen Zeitpunkt gelenkt hat.
• Optimierte Routenplanung: Mit den Analysen aus automatisch getrackten Firmenfahrten können Sie die Routenplanung für Service-Mitarbeiter ganz einfach optimieren. Sie sparen damit wertvolle Zeit und senken die Kosten.

In Zeiten des analogen Fahrtenbuchs war dessen Zweck vor allem durch steuerliche Aspekte geprägt. Im Zeitalter digitaler Fahrtenbücher gehen die Vorteile weit über die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt hinaus. Als Unternehmer haben Sie mit einem digitalen Fahrtenbuch mehr Kontrolle, können Abläufe vereinfachen und Kosten optimieren.

Wie gefährlich kann ein fehlendes Fahrtenbuch für meine Existenz werden?

Ein fehlendes oder unzureichend geführtes Fahrtenbuch kann für einen Unternehmer in Österreich durchaus ernsthafte finanzielle und steuerliche Konsequenzen haben, die im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens bedrohen können. Hier sind einige mögliche Auswirkungen:

• Nachzahlungen und Steuerstrafen: Kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung nicht zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten unterscheiden, wird oft eine private Nutzung angenommen. Dies kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen. Zudem können bei Nichtbeachtung der Fahrtenbuch-Pflicht oder bei festgestellten Unregelmäßigkeiten Strafzuschläge verhängt werden.
• Erhöhte Steuerlast: Die private Nutzung eines Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Ohne korrekt geführtes Fahrtenbuch wird meist eine Pauschalbesteuerung angewandt, die deutlich höher ausfallen kann als die tatsächliche Privatnutzung.
• Auswirkungen auf die Liquidität: Unerwartete Steuernachzahlungen und Strafen können die Liquidität Ihres Unternehmens stark belasten.
• Rechtliche Konsequenzen: In extremen Fällen, insbesondere wenn Betrug oder Vorsatz nachgewiesen werden, können auch rechtliche Konsequenzen für Zeichnungsberechtigte drohen.

Probleme mit dem Finanzamt können außerdem der Reputation Ihres Unternehmens schaden und die nervliche sowie zeitliche Belastung durch Beanstandungen bei Betriebsprüfungen sind häufig erheblich. – Deshalb sollten Sie als Unternehmer dieses Risiko ausschließen und auf eine moderne Fahrtenbuch-Lösung setzen.

Was sind die Folgen von einem fehlenden bzw. unvollständigen Fahrtenbuch?

Wie bereits oben ausgeführt, können bei Beanstandungen des Fahrtenbuchs (fehlendes oder inkorrekt geführtes Fahrtenbuch) durch das Finanzamt Steuernachzahlungen und Steuerstrafen fällig werden. Kann zusätzlich ein Vorsatz/Betrug nachgewiesen werden, können auch rechtliche Konsequenzen für die Zeichnungsberechtigten eines Unternehmens drohen.

Wo kann ich mich zum Thema Fahrtenbuch informieren?

Wenn Sie konkrete Fragen zum Thema Fahrtenbuch haben, sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater austauschen. Ergänzend bietet Ihnen DRIVEBOX² im Blog umfangreiche Ratgeber-Beiträge zu häufigen Fragen rund um Fahrtenbuch-Lösungen und den exklusiven DRIVEBOX² Fahrtenbuch Guide 2024. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Fahrtenbuch einführen wollen, bieten wir Ihnen auf https://drivebox.at/ vollumfängliche Leistungsbeschreibungen zu den unterschiedlichen Funktionen und Abo-Modellen. – DRIVEBOX² können Sie auch 14 Tage kostenlos testen.

Fazit

Ob Einzelpersonenunternehmen oder mittelständischer Handwerksbetrieb – das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs für Firmen-PKW sichert Unternehmer auf mehreren Ebenen ab. Steuerrechtlich sind Sie mit einem Fahrtenbuch optimal abgesichert. Auch für innerbetriebliche Abläufe bieten digitale Fahrtenbücher Vorteile in der Kosten- und Prozessoptimierung. Es geht also weniger um die Frage, ob Sie ein Fahrtenbuch führen müssen, sondern vielmehr um die Frage, welche Lösung Ihren Verwaltungsaufwand minimiert sowie nützliche Analyse- und Kontrollfunktionen bietet.

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