Bedenken bei der Einführung eines digitalen Fahrtenbuches

  • 29. Januar 2024
Viele Unternehmen denken über die Einführung eines digitalen Fahrtenbuches für ihre Firmenfahrzeuge nach. Oftmals haben Entscheidungsträger Bedenken vor der Einführung einer solchen Lösung. Wer potenzielle Herausforderungen erkennt, kann sie beim Projektstart erfolgreich umschiffen. Daher sollte man sich folgende Fragen stellen:

Wie reagieren meine Mitarbeiter auf das neue System?

Es liegt in der Natur des Menschen, dass er auf Neuerungen oftmals mit Skepsis und einer Abwehrhaltung reagiert. Ein digitales Fahrtenbuch von DRIVEBOX² vereinfacht jedoch den Arbeitsalltag aller Teammitglieder, die regelmäßig Firmenfahrzeuge nutzen. Statt handschriftlicher Fahrtenbücher, wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet. Der tägliche administrative Aufwand für Ihre Mitarbeiter reduziert sich merklich. Diesen Vorteil sollten Sie Ihrem Team direkt erklären. Unterstreichen Sie vor allem jene Funktionen, die Ihre Angestellten im Alltag entlasten, um eine abwehrende Haltung zu verhindern. Zusätzlich sollten Sie Zeit für eine kurze Einschulung in das neue System einplanen und Ihren MitarbeiterInnen Ihre Unterstützung bei Rückfragen zusichern. Zeitgemäße digitale Fahrtenbücher wie DRIVEBOX² sind sehr intuitiv aufgebaut und unkompliziert in der täglichen Nutzung. Diese Vorteile wird Ihr Team erkennen und schätzen. 

Wie können Mitarbeiter das System behindern und kann man dies verhindern?

Mit einem digitalen Fahrtenbuch wie DRIVEBOX² sind Unternehmer gegenüber Manipulationen durch Mitarbeiter gut geschützt. Falls das Gerät z.B. ausgesteckt wird, erhalten Sie von DRIVEBOX² umgehend eine Benachrichtigung zur fehlenden Datenaufzeichnung. Ihre Angestellten müssen, auch bei einem digitalen Fahrtenbuch mit automatischer Streckenaufzeichnung, den Zweck einer Fahrt in den digitalen Einträgen ergänzen. Hier kann es zu Problemen durch mangelnde Genauigkeit kommen. Am besten verhindern Sie dies, indem Sie mit Ihren Fachkräften einen konkreten Zeit-Slot und Auftrag zur Pflege Ihrer Fahrtenzwecke vereinbaren. Sie können z.B. gemeinsam definieren, dass täglich alle Fahrten eines Arbeitstages nach der letzten Fahrt gepflegt werden. Im Idealfall binden Sie Ihre Teammitglieder in den Prozess ein und befragen Sie, welcher Ablauf in ihrem Arbeitsalltag am sinnvollsten ist. In jedem Fall sollten Sie nach Einführung eines digitalen Fahrtenbuchs wöchentlich kontrollieren, ob alle relevanten Daten mit den gewünschten Ergänzungen versehen werden. Nach einer gewissen Zeit spielt sich eine Routine ein und Ihre Mitarbeiter nutzen das System völlig selbstverständlich. 

Wie kann ich meinen Mitarbeitern die Nutzung des Fahrtenbuchs verkaufen?

Ein digitales Fahrtenbuch bietet für Ihre Angestellten eine Reihe von Vorteilen, insbesondere im Vergleich zu traditionellen, manuellen Fahrtenbüchern. Diese Vorteile sollten Sie Ihren Teammitgliedern unbedingt näherbringen: 
  • Zeitersparnis: Digitale Fahrtenbücher reduzieren den Zeitaufwand für das Eintragen und Verwalten von Fahrten erheblich. Die automatische Erfassung von Fahrtdaten, wie Strecke, Dauer und Ziel, eliminiert die Notwendigkeit, diese Informationen manuell einzugeben.
  • Genauigkeit: Digitale Systeme bieten eine genauere Erfassung der Fahrtdaten. GPS-basierte Tracking-Systeme können exakte Strecken, Zeiten und Orte aufzeichnen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert, die bei manueller Eintragung auftreten können. Ihre MitarbeiterInnen werden aktiv entlastet.
  • Optimierte Routenplanung: Digitale Fahrtenbücher ermöglichen eine einfache Erstellung von Berichten und Analysen, die für eine optimierte Routenplanung genutzt werden können. Erklären Sie Ihrem Team, dass alle von dieser Planung (weniger Stress und Zeitdruck) profitieren werden.
  • Mehr Komfort & Zugänglichkeit: DRIVEBOX² bietet eine praktische mobile App, die Ihren Mitarbeitern eine einfache Datenpflege am Smartphone oder Tablet ermöglicht. Statt umständlicher handschriftlicher Notizen werden die Informationen einfach in der Eingabemaske mobil hinterlegt und editiert.
  • Automatisierte Kilometergeldabrechnung: Wenn Mitarbeiter ihren privaten PKW für Firmenfahrten nutzen, wird die Abrechnung des Kilometergeldes mit dem digitalen Fahrtenbuch von DRIVEBOX² für sie wesentlich einfacher. Die Daten werden automatisch aufgezeichnet und können für die Abrechnung ganz einfach von der Buchhaltung genutzt werden.
  • Datensicherheit: Falls Ihre Mitarbeiter Sorgen bezüglich der Datensicherheit haben, können Sie ihnen mit DRIVEBOX² ein absolut sicheres System vorstellen. Eine Lösung aus Österreich, die allen Vorgaben des europäischen Datenschutzes entspricht und die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter schützt.
  • Gesetzliche Vorgaben einfacher einhalten: Für Führungskräfte und Mitarbeiter kann das korrekte Führen von Fahrtenbüchern großen Stress bedeuten. Viele Mitarbeiter sind unsicher, ob sie ihre Fahrten korrekt dokumentieren. Erklären Sie Ihrem Team, dass die Fehlerquote durch eine digitale Lösung fällt und sie die Dokumentation wesentlich entspannter ausführen können.
Bei einem gemeinsamen Meeting können Sie Ihrem Team die neue digitale Fahrtenbuch-Lösung persönlich vorstellen. Sie erklären die oben genannten Vorteile und Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit individuelle Fragen zu stellen. Eine Einschulung ins System sorgt für mehr Offenheit gegenüber der neuen Lösung und gibt Angestellten Sicherheit in der täglichen Arbeit mit dem digitalen Fahrtenbuch. Wer diese Ratschläge für die Einführung einer digitalen Fahrtenbuch-Lösung beherzigt, wird die Akzeptanz in der eigenen Belegschaft steigern und kann einen positiven Start des Systems sicherstellen. 

Wie ermutige ich meine Mitarbeiter, das Fahrtenbuch ordentlich zu führen?

Versetzen Sie sich kurz in die Lage von jemanden, der noch nie ein Unternehmen geführt hat. Vielen Angestellten ist nicht bewusst, dass ein Fahrtenbuch vom Gesetzgeber im Zuge des Steuerrechts gefordert wird. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, weshalb das Fahrtenbuch ordentlich geführt werden muss und dass diese Maßnahme keine willkürliche Gängelung durch Sie als Arbeitergeber ist, sondern Sie als Unternehmer dazu verpflichtet sind. Appellieren Sie an die Mithilfe Ihrer Mitarbeiter für den gemeinsamen Erfolg des Unternehmens. Erklären Sie Ihrem Team, dass Sie mit dem digitalen Fahrtenbuch den Aufwand für jeden einzelnen so gering wie möglich halten möchten.
Sie können einen zusätzlichen Anreiz setzen, indem Sie alle sechs Monate für jedes fehlerfrei geführte Fahrtenbuch einen kleinen Bonus in die Team-Kaffeekassa einzahlen. So können Sie Ihre Wertschätzung für gewissenhaftes Führen der Fahrtenbücher zum Ausdruck bringen und Ihr Team motivieren.

Wie kann ich menschliche Fehler beim Führen des Fahrtenbuches vermeiden?

Durch ein digitales Fahrtenbuch werden klassische Fehlerquellen stark minimiert. Durch die automatische Aufzeichnung aller Fahrten und die exakte Dokumentation mittels GPS-Daten sinkt die Anfälligkeit merklich. Bei allen relevanten Datenergänzungen, die durch Mitarbeiter zu erledigen sind, ist regelmäßige Kontrolle der Schlüssel. Wenn Sie häufige Fehlerquellen bemerken, sollten Sie Ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam machen und sie nochmals schulen. Auch ein Anreiz-System (wie oben beschrieben) kann die Sorgfalt und Motivation im Team steigern.

Wie kompliziert ist es, später auf eine andere Lösung umzusteigen?

Mit DRIVEBOX² setzen Sie auf ein zuverlässiges System, das mit besonders kundenfreundlichen Vertragsmodalitäten überzeugt. Unsere Abo-Modelle sind monatlich kündbar. Dadurch bleiben Sie unabhängig und können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit das System wechseln. Achten Sie bei einem digitalen Fahrtenbuch immer auf Anbieter, die Sie durch guten Service und ein ausgefeiltes System als Kunden halten und nicht durch Knebelverträge binden wollen. 

Fazit

Die Einführung eines digitalen Fahrtenbuches bietet für Unternehmer und Mitarbeiter viele Vorteile. Diese sollten Sie Ihrem Team persönlich näherbringen. Präsentieren Sie die Entlastungen und Sicherheit durch eine digitale Lösung mit Begeisterung und motivieren Sie Ihr Team für die Arbeit mit dem neuen System! Wenn Sie ein offenes Ohr für Bedenken haben, Ihre Mitarbeiter in den System-Rollout persönlich einbetten und Anreize zur ordentlichen Pflege der Daten setzen, werden Sie mögliche Schwierigkeiten erfolgreich umschiffen. Nach einer Anlaufphase kann sich die große Mehrzahl unserer Kunden ein Arbeiten ohne das digitale Fahrtenbuchen von DRIVEBOX² nicht mehr vorstellen. 

Liveortung

Standorte der Fahrzeuge werden in Echtzeit angezeigt

Fahrtenbuch

Elektronische erfasste Strecken werden mit Grund der Fahrt kombiniert und automatisch als Report zur Verfügung gestellt
Vorteile
Wechsel zwischen Firmen- und Privatfahrt mit einem Klick
Schneller Wechsel zwischen Fahrzeugen
Schutz der Privatsphäre
Zeitnahe Nachbearbeitung möglich

Kostenstelle

Fahrten werden per Smartphone direkt Kostenstellen zugeordnet

Geofence

Fahrzeugaktivitäten in einem vordefinierten Gebieten werden automatisch dokumentiert

Energiemonitor

Verbrauch und Treibstoffmenge - auch Strom - werden automatisch dokumentiert
Nur mit Diagnosestecker (OBD2)
Anstecken & Losfahren

3 Varianten

Alle Hardware-Komponenten, die für das Tracking vom Fahrzeug benötigt werden, liefern wir als Inklusiv-Leistung. Sie haben die Wahl zwischen diesen drei Anschluss-Varianten für Fahrzeuge:
  • Diagnosestecker (OBD2) für Energie- und Spritmonitor geeignet
  • Autobatterie-Anschluss (verdeckter Einbau)
  • Zigarettenanzünder
Ebenfalls im Lieferumfang enthalten ist eine SIM-Karte mit Datenroaming (EU). Durch Mobilfunk und GPS sind PKWs mit DRIVEBOX optimal und sicher für ein lückenloses Tracking vernetzt. Kommt es zu einem Defekt, werden zugehörige Hardware-Komponenten im Rahmen des Abos kostenlos ersetzt.

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