5 Antworten auf häufige Fragen zum digitalen Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten, die mit einem Firmenwagen absolviert werden. Der Hauptzweck liegt in der Kennzeichnung von geschäftlichen und privaten Fahrten. Ein digitales Fahrtenbuch bietet zahlreiche Zusatz-Funktionen, die Unternehmer in der Administration und Mitarbeiterführung entlasten. Wenn Sie die Nutzung digitaler Fahrtenbücher andenken, gibt Ihnen dieser Artikel einen kompakten Überblick. Wir haben die wichtigsten Antworten zu häufigen Fragen rund um das digitale Fahrtenbuch gesammelt:
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Auf welche Arten kann man ein Fahrtenbuch in Österreich führen?
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Welche Vorteile bieten digitale Fahrtenbuchlösungen?
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Stellschraube für mehr Kontrolle & Optimierungen
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Wie aufwändig ist die Integration digitaler Fahrtenbücher?
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Spart eine digitale Lösung tatsächlich viel Zeit ein?
Auf welche Arten kann man ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch kann in Österreich auf verschiedene Weisen geführt werden, um geschäftliche und private Fahrten auseinanderzuhalten. Dabei muss das Fahrtenbuch bestimmten Anforderungen entsprechen, um von den Finanzbehörden anerkannt zu werden.
Anforderungen an ein Fahrtenbuch in Österreich
Damit Finanzbehörden ein Fahrtenbuch anerkennen, müssen Unternehmen in Österreich folgende Kriterien beim Führen von Fahrtenbüchern erfüllen:
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Alle Fahrten (geschäftlich und privat) müssen lückenlos dokumentiert werden.
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Folgende Daten müssen dokumentiert werden:
- Datum
- Kilometerstand
- Ausgangs- und Zielpunkt der Fahrt
- gefahrene Kilometer
- Zweck der Fahrt (nur bei geschäftlichen Fahrten)
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Das fortlaufende Führen und eine übersichtliche Gestaltung sind unverzichtbar. Je genauer die Dokumentation erledigt wird, umso glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch bei einer Prüfung.
Arten anerkannter Fahrtenbücher in Österreich
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Papiergebundenes Fahrtenbuch:
Bei der traditionellen Papierform werden die Fahrten handschriftlich im Fahrtenbuch eingetragen. Manuell müssen Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort sowie der Zweck der Fahrt dokumentiert werden. Diese Form ist stark an die Zuverlässigkeit des einzelnen gebunden, muss gewissenhaft und in sauberer Handschrift geführt werden.
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Digitales Fahrtenbuch:
Beim digitalen Fahrtenbuch werden die relevanten Daten elektronisch dokumentiert. Software-Lösungen ermöglichen ein automatisches Aufzeichnen von Fahrten, die nachträglich mit allen relevanten Ergänzungen versehen werden können. Eine manipulationssichere Lösung ist Pflicht, um eine Anerkennung bei Finanzbehörden sicherzustellen. Der Vorteil liegt in der Entkopplung von manuellen Aufgaben vor und nach der Fahrt. Die Daten werden automatisch erhoben und können einfach ergänzt werden.
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Excel-Fahrtenbuch:
Das Führen eines Fahrtenbuchs in Form ein Excel-Liste ist ebenfalls möglich. Der Nachteil: Da eine Excel-Liste nicht manipulationssicher ist, wird diese Form des Fahrtenbuchs von Behörden häufig kritisch gesehen.
Bevor Sie sich für eine Variante des Fahrtenbuches entscheiden, sollten Sie prüfen, ob die angedachte Lösung von der zuständigen Finanzbehörde steuerlich anerkannt wird. Auch ein Abgleich mit den Anforderungen im betrieblichen Alltag ist sehr wichtig bei der Wahl eines Fahrtenbuch-Modells.
Vorteile digitaler Fahrtenbuchlösungen
Digitale Fahrtenbücher bieten gegenüber der klassischen Papierform zahlreiche Vorteile. Diese sorgen speziell in klein- und mittelständischen Unternehmen für eine administrative Entlastung. Bei mehreren Fahrzeugen und vielen Fahrten ist die Papierform fehleranfälliger und ermöglicht wenig Kontrolle für den Unternehmer. Deshalb ist das digitale Fahrtenbuch besonders für mittelständische Handwerksbetriebe mit Montage-Teams und Fahrzeugflotten besonders geeignet. – Die Vorteile digitaler Lösungen auf einen Blick:
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Automatisierung und Zeitersparnis:
Hochwertige digitale Fahrtenbücher bieten die Möglichkeit, Fahrten automatisch aufzuzeichnen. Der Fahrer muss nicht jede Fahrt manuell eintragen. Der Zeitaufwand sinkt, während die Zuverlässigkeit in der Dokumentation steigt.
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Genauigkeit:
Digitale Fahrtenbücher nutzen GPS-Daten für eine präzise Aufzeichnung von Strecken und Fahrtzeiten. Diese Genauigkeit reduziert die Fehleranfälligkeit von Aufzeichnungen und unterbindet mögliche Schummeleien bei Dienstfahrten. Das Datentracking bietet Unternehmern absolute Transparenz.
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Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit:
Digitale Fahrtenbücher werden in einer übersichtlichen Software-Oberfläche dargestellt. Der Export zum Beispiel als .pdf- oder Excel-File ist problemlos möglich. Such- und Filterfunktionen vereinfachen die Arbeit mit den erhobenen Daten. Mit einer Internetverbindung sind die Daten über einen Web- oder App-Zugriff überall zugänglich.
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Datensicherung:
Beim digitalen Fahrtenbuch sorgen regelmäßige Daten-Backups für eine zuverlässige Datensicherung. Anders als ein Fahrtenbuch in Papierform, können die Daten nicht einfach verloren gehen.
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Manipulationssicherheit
Bei hochwertigen digitalen Fahrtenbücher sind nachträgliche Änderungen der erhobenen Daten nicht möglich. Die Manipulationssicherheit ist wichtig, um die Anerkennung durch die Finanzbehörde zu erhalten.
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Integration:
Smarte digitale Fahrtenbuch-Lösungen können mit anderen Software-Lösungen im Unternehmen verknüpft werden. Ein Beispiel: Eine Schnittstelle zur Buchhaltung für die Kilometergeld-Abrechnung kann die Effizienz im Unternehmen steigern.
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Kostenersparnis:
Digitale Fahrtenbuchlösungen sind mit laufenden Kosten verbunden. Diese fallen aber häufig geringer aus als die erzielten Einsparungen durch den verringerten Zeitaufwand bei der Datenerhebung sowie die höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Ein Großteil der Unternehmen senken ihre Kosten durch den Einsatz eines digitalen Fahrtenbuches – ein konkretes Beispiel zur Zeitersparnis finden Sie weiter unten im Text.
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Rechtssicherheit:
Nutzen Sie ein digitales Fahrtenbuch, sollte dieses von den zuständigen Finanzbehörden anerkannt werden. Damit ist die Rechtssicherheit zum Fahrtenbuch gegeben. Die Konsistenz der erhobenen Daten sichert Unternehmer bei einer möglichen Finanzprüfung zusätzlich ab.
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Auswertung der Fahrten
Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten bei digitalen Lösungen ermöglichen Einsicht in das Fahrverhalten einzelner Mitarbeiter. Neben voller Transparenz ergeben sich weitere Optimierungspotenziale durch diese Erkenntnisse.
Mehr Einblick, Steuerung und Optimierung
Bei analogen Fahrtenbücher ist es für Unternehmer kaum möglich den Überblick bei Routenplanungen, Zeitaufwänden und Fahrverhalten zu behalten. Dabei ist bei steigendem Kostendruck und geforderter Flexibilität genau dieser Überblick in der erfolgreichen Unternehmensorganisation essenziell. Ausgereifte digitale Fahrtenbuchlösungen bieten Funktionen, die diesen Überblick sicherstellen:
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Alle Fahrzeuge auf einen Blick: Ob vier Fahrzeuge oder 50 – mit einer digitalen Lösung haben Sie alle Fahrtenbuch-Daten zu den Fahrzeugen in Ihrem Fuhrpark auf einer übersichtlichen Arbeitsoberfläche im Blick. Such- und Filterfunktionen erleichtern die Arbeit bei Fragen zu einzelnen Fahrten.
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Echtzeit-Ortung: Über GPS-Daten werden alle Fahrzeuge der Flotte in Echtzeit getrackt. Unternehmer wissen zu jedem Zeitpunkt, wo sich betriebliche Fahrzeuge aufhalten. Damit ist volle Kontrolle und Transparenz gegeben. Zusätzlich kann schnell auf Veränderungen im betrieblichen Alltag reagiert werden und Anpassungen können vorgenommen werden.
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Gebietsüberwachung: Eine sogenannte Geofence-Funktion ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von definierten Gebieten. Ein- und Ausfahrt aus dem festgelegten Gebiet werden exakt getrackt. Wird der Einsatz von Fahrzeugen monetarisiert, ermöglicht diese Funktion eine zuverlässige Leistungserfassung und Kontrolle. Auch das Ausfahren aus definierten Gebieten wird protokolliert, was die Transparenz für den Unternehmer steigert.
Einfache Integration digitaler Fahrtenbücher
Das digitale Fahrtenbuch mit GPS-Tracking ist eine ausgereifte Lösung, die Rechtssicherheit und einfache Einbettung in betriebliche Abläufe ermöglicht. Produkte wie Drivebox bieten kompakte Hardware für das GPS-Tracking, die Sie selbst mit wenigen Handgriffen im Fahrzeug einbauen. Auch die zugehörige Software (mit Webzugriff & Apps) wird als Plug-and-Play-Lösung schnell installiert und eingerichtet. Der Aufwand für den Start einer digitalen Fahrtenbuchlösung ist tatsächlich sehr überschaubar, während die zeitliche, finanzielle und nervliche Entlastung für Unternehmer sehr hoch ist.
Tatsächliche Zeitersparnis mit dem digitalen Fahrtenbuch
Viele Unternehmer zweifeln an der tatsächlichen Zeitersparnis, die durch ein digitales Fahrtenbuch erzielt werden kann. Deshalb ist es oft hilfreich, wenn man eine beispielhafte Hochrechnung vornimmt:
Aufwand manuelle Aufzeichnung pro Fahrt
3 Minuten
Durchschnittliche Fahrten pro Tag
12 Fahrten
Täglicher Zeitaufwand für manuelle Erfassung
36 Minuten
Für ein Fahrzeug entfallen bei diesem Beispiel wöchentlich 180 Minuten (3,0 Arbeitsstunden) auf die manuelle Aufzeichnung. Bei 4 Fahrzeugen entsteht ein wöchentlicher Aufwand von 12 Arbeitsstunden! – Bei einer digitalen Lösung wird der Aufwand maßgeblich reduziert. Alle Fahrtdaten werden automatisch erhoben und in einem Arbeitsschritt mit dem Zweck der Fahrt ergänzt.
Fazit
Ein digitales Fahrtenbuch bietet klare Vorteile für jeden Unternehmer. Massive Zeitersparnis, mehr Transparenz und Kontrolle sowie die Datensicherung schaffen mess- und fühlbare Verbesserungen im Arbeitsalltag. Bei der Auswahl sollten Sie auf eine finanzamtskonforme Lösung achten, die für eine unkomplizierte Installation und Integration ausgelegt ist. Eine Variante mit GPS-Daten Tracking bietet noch mehr nützliche Funktionen für die optimale Organisation und Kontrolle einer Fahrzeug-Flotte. Der Umstieg auf ein digitales Fahrtenbuch lohnt sich finanziell und entlastet Unternehmer und Mitarbeiter aktiv.
